Mise à jour le mardi 06 juin 2023

 

Même si heureusement la crise du Covid est maintenant derrière nous, elle a eu des conséquences importantes pour chacun d’entre nous et particulièrement dans le tourisme d’affaires. Nous sommes conscients que cette situation puisse générer une incertitude légitime pour finaliser votre participation au prochain CES 2024 et nous vous recommandons fortement de prendre notre Assurance ASSUREVER très compétitive et qui a remboursé un grand nombre de nos clients dans l'incapacité de se déplacer lors de nos 2 dernières éditions.

Soyez certains que si vous rencontrez un problème, chaque dossier sera traité avec soin et dans les meilleurs délais possibles au vu des circonstances.

 

L'Agence PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE reste joignable par téléphone au +33 1 84 73 03 04 ou +33 769 415 404 concernant votre déplacement au CES de Janvier 2024 et pour toute question, 7 jours sur 7 de 09:00 à 22:00. N'hésitez-pas à nous contacter, si besoin.

 

Nos tarifs négociés pour le CES 2024 à Las Vegas auprès des hôtels et compagnies aériennes, ont normalement des conditions de modification et d’annulation strictes, à savoir non modifiables et non remboursables. Cependant compte tenu du nombre important de nos clients, vous trouverez des conditions spéciales exceptionnelles de modification et/ou d'annulation, en "CAS DE FORCE MAJEUR » en consultant l'ANNEXE ci-dessous.

 

La situation étant en constante évolution, à compter du 11 mai 2023, les USA ont levé l'obligation vaccinale pour tous les voyageurs désirants se rendre aux Etats-Unis. Vous n'aurez donc plus besoin de présenter une vaccination COVID.

Nous vous tiendrons informés et nous vous invitons à consulter régulièrement et AVANT votre départ, toutes les informations relatives aux voyages aux Etats-Unis (sur le site France Diplomatie ou sur le site de l’Ambassade de France dans le pays de destination).

 

Nous recommandons également à nos clients de s'inscrire sur le site Ariane avant leur départ.
https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html. Au cours de leur voyage, et si la situation du pays le justifie, ils recevront par e-mail ou SMS toutes les informations et les consignes de sécurité envoyées par l’Ambassade de France.

LES FORMALITÉS OBLIGATOIRES À REMPLIR AVANT LE DÉPART

• Passeport biométrique ou à lecture optique, en cours de validité pour les personnes de nationalité française valable pour plus de sécurité au minimum 2 mois après votre départ de Las Vegas. (La France n'est pas assujétie à la règle des 6 mois de validité, mais en cas de prolongation volontaire ou involontaire (Maladie/Accident...) de votre séjour, vous devez toujours être en possession d'un passport valide...)

• Effectuer une demande d’autorisation d’entrée sur le territoire américain. Formulaire ESTA : https://esta.cbp.dhs.gov

• Pour toutes les autres nationalités, merci de contacter votre consulat afin de connaître les conditions d’entrée sur le territoire US.

NOS CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE SPÉCIALES CES 2024

INSCRIPTION - PAIEMENT

Conditions d’inscription / Toute personne achetant un vol sec, un forfait, un voyage ou toute autre prestation, doit avoir au moins 18 ans et être capable juridiquement de contracter. Toute personne concluant un contrat avec PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE agit tant pour son compte que pour celui des personnes associées à sa réservation. Il garantit être valablement autorisé à agir à ce titre, garantit la véracité des informations fournies par ses soins et s'engage personnellement pour les personnes inscrites sur le même
dossier.

 

Paiement */ ** A l’inscription et signature du devis, le client s’engage à régler à réception de la facture la totalité de son montant dans un délais de 15 jours (sauf conditions particulières et accord validé par PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE.)
* Le montant total de votre facture pourra faire l’objet d’une réévaluation en fonction de la parité EUR/USD au moment de la confirmation de votre réservation si nous observons une variation de plus de 4% en notre défaveur.(Taux de base de référence au 06 Juin 2023 / 1€ = 1.07$)
** Le montant total de votre facture pourra faire l’objet également d’une réévaluation en fonction de l’augmentation éventuelle des taxes aériennes et du cout du kérosène à 30 jours de la date de votre départ si nous observons une variation de plus de 4% en notre défaveur. (Taux de base MOPS de référence au 01 Juillet 2023 / US$ 95/Baril)

 

Absence de droit de rétractation
Le client est informé qu'il ne bénéficie d'aucun droit de rétractation sur l’achat de voyages PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE et ce, conformément aux articles L121-16-1 et L121-21-8 du Code de la Consommation.

NOS TARIFS NE COMPRENNENT PAS

• Les repas non inclus dans nos prestations, les transports locaux, les pourboires et les dépenses à titre personnel.
• Le règlement des coûts supplémentaires facturés par chacun des établissements réservés si vous demandez des prestations non
incluses dans notre forfait
• Les coûts de vos télécommunications internationales à l’hôtel si vous appelez de votre chambre.
• L’Assurance Voyage en option (Assistance, Rapatriement, Responsabilité Civile et Annulation).

EN CAS DE MODIFICATION ou NO SHOW

• Lorsque le client ne se présente pas au départ, à l’enregistrement ou à la première prestation aux heures et aux lieux mentionnés dans sa convocation ou si le client se trouve dans l’impossibilité de participer au voyage (défaut de présentation des documents nécessaires, tels que passeport, visa, certificat de vaccination, ou autres causes...) le vol ou les prestations Voyage ne seront en aucun cas remboursées.
• Par ailleurs, l’interruption du voyage ou du séjour par le client ou sa renonciation à certains services ou prestations compris dans le forfait, ou acquittés en supplément du prix du forfait lors de la réservation, ne pourra donner lieu à aucun remboursement ou avoir.
• L’annulation par le client d’un ou plusieurs participants inscrits sur le dossier pourra entraîner un réajustement tarifaire (ex: application du tarif "chambre individuelle" au lieu du tarif "chambre double”).
• Toute modification du séjour sur place (prolongation, retour différé, modification d’hôtel...) à la demande du client, sera soumise à l’accord préalable de PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE. Toute modification se fera effectuée sous réserve de disponibilités (hôtelière et/ou aérienne et/ou des prestataires DMC sur place) et du paiement des frais supplémentaires par le client (paiement du prix du transfert, des nuitées complémentaires, d’un nouveau vol etc,…)

ANNULATION SANS MOTIF ou MODIFICATION par le CLIENT : UNE EXCLUSIVITÉ PCI 2023

Le client a également la possibilité d’annuler son contrat à tout moment moyennant le paiement des frais ci-dessous. (conditions prévues par l’article L211-14 II du Code du Tourisme). Toute demande d'annulation ou de modification d’une réservation émanant du client pourra être faite par téléphone en appelant le numéro +33 769 415 404 ou +33 1 84 73 03 04. Une confirmation écrite par e-mail vous sera obligatoirement demandée. La date de réception de la confirmation précitée sera celle retenue pour le calcul des frais.

 

Nous appliquerons les conditions exceptionnelles suivantes :

ÉCHÉANCES et  CONDITIONS VOL PCI Air Tahiti Nui (ATN)
JUSQU'AU 17 NOVEMBRE 2023 MODIFICATION ANNULATION SANS MOTIF
Vol sec PCI ATN 1 changement de nom par billet offert 15% de frais d'annulation sur la totalité du dossier
Forfait Vol PCI ATN + Prestations 1 changement de nom par billet offert et maintien des prestations 15% de frais d'annulation sur la totalité du dossier
Forfait Vol PCI ATN + Hôtel + Prestations 1 changement de nom par billet et de la réservation hôtelière offert et maintien des prestations 15% de frais d'annulation sur la totalité du dossier
A PARTIR DU 18 NOVEMBRE 2023 MODIFICATION ANNULATION SANS MOTIF
VOL sec PCI ATN ou
FORFAIT Vol + Prestations ou
FORFAIT Vol + Hôtel + Prestations
Non échangeable - non modifiable 100% frais d'annulation sur la totalité du dossier
ÉCHEANCES et CONDITIONS VOL autres COMPAGNIES AÉRIENNES
MODIFICATION ANNULATION SANS MOTIF
À LA RÉSERVATION pour VOL SEC ou FORFAIT VOL + Prestations Non échangeable - Non modifiable 100% frais d'annulation sur la totalité du dossier
Jusqu'au 17 Novembre 2023 
Forfait Vol + Hôtel + Prestations
Billet non modifiable, non échangeable. 1 changement nominatif de réservation hôtelière offert et maintien des prestations 100% frais d'annulation sur le vol et 15% frais d'annulation sur le reste de la totalité du dossier
À Partir du 18 Novembre 2023 
Forfait Vol + Hôtel + Prestations
Non échangeable - Non modifiable 100% frais d'annulation sur la totalité du dossier
ÉCHEANCES et CONDITIONS Forfait HÔTEL + Prestations
Jusqu'au 17 Novembre 2023 1 changement nominatif de la réservation hôtelière offert et maintien des prestations 15% frais d'annulation sur la totalité du dossier
À Partir du 18 Novembre 2023 Non échangeable - non modifiable 100% frais d'annulation sur la totalité du dossier

Après la date du 18 Novembre 2023, vous pouvez ouvrir directement auprès de votre assureur si vous avez souscrit une assurance annulation, un dossier de remboursement. Si vous avez besoin de documents complémentaires de notre part, nous sommes à votre disposition pour les faire parvenir directement à l'assurance.

ANNEXE

CONDITIONS - INFORMATIONS 

ANNULATION CAUSE "CAS DE FORCE MAJEURE" UNIQUEMENT :

Si l’annulation est directement liée aux fermetures des frontières et/ou aux mesures gouvernementales US et/ou FR rendant le voyage impossible, vous recevrez un remboursement intégral de votre dossier Vol sec CES 2024 ou Forfait CES 2024 Vol + Hôtel + Prestations sous la forme d’un avoir sur la compagnie choisie ATN et sur les prestations choisies*

• Le VOL est ANNULÉ par la COMPAGNIE (dossier Vol Sec), PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE respectera les conditions d’annulation ou de report dictées par la compagnie aérienne comme suit : l’annulation ouvre droit à un remboursement intégral sous forme d’avoir ou en numéraire. PCI vous fera parvenir l’avoir dans les meilleurs délais.

• Le VOL est ANNULÉ par la COMPAGNIE et PCI est dans l’obligation d’ANNULER l’ensemble de ses prestations, PLANÈTE CONGRÈS INCENTIVE respectera les conditions d’annulation ou de report dictées par la réglementation des Agences de Voyage Française comme suit : l’annulation ouvre droit à un remboursement intégral sous forme d’avoir pour l’avion et pour la partie terrestre en fonction de l’hôtel et des prestations choisies qui seront assujettis à un remboursement de la part des prestataires US*. PCI vous fera parvenir l’avoir dans les meilleurs délais.

ASSURANCE VOYAGE OPTIONNELLE à nous confirmer au moment de votre réservation

Notre agence PCI vous propose et vous recommande de prendre une assurance voyage avec ASSUREVER
(Assistance, Rapatriement, annulation avec option Protection Sanitaire). Voir les conditions, garanties et les options voir annexe Assurever)

 

Rappel : Aucune assurance couvrant les frais d’annulation du contrat, les bagages, l’assistance/rapatriement en cas d’accident, de maladie ou de décès, n’est comprise dans nos formules de voyages PCI.

 

En cas d’annulation du voyage ou du séjour par le client, la prime d’assurance n’est pas remboursable.
Ces assurances sont non cessibles.

La prime d’assurance est payable en intégralité lors de la souscription.